Control de Versiones en SharePoint 2010

Dentro de la funcionalidad nativa de SharePoint está la Administración de documentos a través del uso de Bibliotecas.
Estas bibliotecas están preparadas para realizar una gran cantidad de tareas de control y que sólo requieren activarse para poder usarse; una de estas funcionalidades es el control de versiones.
El control de versiones está deshabilitado de forma predeterminada por una muy buena razón: si se habilita el control de versiones y no es correctamente configurado y usado, las bases de datos que almacenan la información de SharePoint crecerán de forma incontrolable poniendo en riesgo todos los datos del sistema.
Antes de habilitar esta funcionalidad es necesario examinar qué tipo de control de versiones se requiere, cómo se usará y cuál es el número de versiones que se conservarán. Decidido esto, es muy sencillo habilitar este control.
En una biblioteca de SharePoint, seleccionamos la pestaña Biblioteca y luego hacemos clic en el botón Configuración de la Biblioteca.

 

Dentro de las opciones de configuración seleccionamos Configuración de versiones.

Aquí entre otras cosas, podemos decidir el tipo de control de versiones que deseamos habilitar: Versiones mayores o Versiones mayores y menores.

A menos que exista una muy buena razón para querer utilizar versiones menores, las versiones mayores podrán atender correctamente el requerimiento de almacenar distintas versiones de los documentos.
Una vez habilitado el tipo de control de versiones, debemos decidir también cuál es el número de versiones que conservaremos tomando en cuenta que esto puede afectar directamente al tamaño de las bases de datos que se usan para alojar la información de los sitios de SharePoint.
Hechos los cambios, hacemos clic en Aceptar y con esto quedará activado el control de versiones.
En adelante cuando se modifique un documento, se almacenará una nueva versión y podremos visualizar las versiones en la sección Historial de versiones pudiendo acceder a una versión anterior del documento, restaurarla como versión actualizada o realizar una comparación de las versiones cuando se abre con el software del documento.
Si hacemos clic directamente en el nombre del documento se abrirá la última versión. Para abrir una versión anterior mostramos el menú emergente del documento y seleccionamos la opción Historial de versiones.

Con esto se mostrará el cuadro de control de las versiones. Para abrir una versión en específico basta con hacer clic en la fecha correspondiente a la versión.

1 comentario de:

1. Christian Azcón

   Un comentario: los usuarios anónimos no pueden ver las versiones menores (borradores).